L’évaluation de votre service des achats vous aidera à éviter les erreurs, à réduire les coûts et à faire plus de bénéfices. Cet article a pour but de vous donner concrètement un protocole en étapes pour pouvoir évaluer le service achat.
La fonction du service des achats est d’acquérir les biens et services dont l’entreprise a besoin, en garantissant la fourniture des ressources nécessaires à son bon fonctionnement et dans les meilleures conditions de délai, de qualité et de prix. Comment savoir si votre service des achats est réellement efficace ?
Pourquoi devriez-vous évaluer votre service des achats ?
De nos jours, les achats des entreprises sont devenus plus complexes en raison de la diversité croissante des produits et des services, ainsi que de l’évolution constante des exigences économiques, technologiques et qualitatives.
Le marché exige non seulement les normes de base en matière de qualité et de prix, mais aussi une recherche constante d’innovation et d’autres actions qui nécessitent la technification des acheteurs.
Pour cela, il est nécessaire d’identifier les erreurs et les zones d’opportunité qui nous permettent de gagner en compétitivité et de réaliser des économies.
Comment améliorer les achats ?
Le service des achats doit s’assurer que l’entreprise dispose des fournisseurs idéaux pour fournir les meilleurs produits et services à moindre coût.
La gestion des achats a cessé d’être une activité comme une autre pour devenir un élément stratégique de l’organisation. Elle dépend de deux facteurs principaux :
- Volume des achats et commandes annuels
- L’environnement dans lequel la fonction est exercée.
Dans cette situation, il est nécessaire d’évaluer chaque aspect du processus d’achat pour savoir quels sont les domaines qui nécessitent une attention particulière.
Dans ce contexte, les résultats que vous obtenez dépendent dans une large mesure de la manière dont vous mesurez vos processus. Voici 3 clés pour améliorer et évaluer votre service des achats.
Étape 1 : Sans mesures, vous répéterez les mêmes erreurs
Étant donné que la gestion des achats englobe la fourniture des ressources dont l’entreprise a besoin pour fonctionner correctement, il s’agit régulièrement d’une activité qui dépense plus d’argent que les autres secteurs de l’organisation. Pour cette raison, elle représente également une grande opportunité de réduire les coûts et d’augmenter les marges bénéficiaires.
Pour y parvenir, il est nécessaire de normaliser le processus d’achat par des pratiques constantes qui optimisent vos processus et une planification adéquate des achats.
Mais comme tout processus, il est nécessaire de le mesurer afin de prévoir les résultats et d’évaluer les domaines d’opportunité. Nous savons que des événements imprévus surviennent toujours et l’idéal serait de pouvoir prévenir ces situations.
Étape 2. Établir des KPIs
Pour commencer à évaluer vos efforts, vous pouvez utiliser les indicateurs suivants qui donneront un ordre et une structure à votre service des achats.
- Taux d’achat : il s’agit du rapport entre les achats et les ventes en pourcentage.
- Taux du coût du service des achats : il s’agit du coût du service des achats par rapport à la valeur des achats.
- Taux d’un ordre d’achat : C’est le résultat du coût du service des achats divisé par le nombre d’ordres d’achat émis.
- Taux de concentration des achats : révèle le montant moyen des achats par commande.
- Indice de la charge de travail : quantité moyenne d’achats par employé.
- Indice de concentration des fournisseurs : le nombre moyen de commandes par fournisseur.
- Chiffre d’affaires par fournisseur : Indique le volume des achats par fournisseur.
- Taux de rotation du stock de matières premières : le nombre de rotations du stock par rapport à la quantité de ressources achetées.
- Taux de rejet : Il s’agit du rapport entre la valeur des retours et la valeur des achats, exprimé en pourcentage.
- Taux de financement des achats par les fournisseurs : Indique le pourcentage de la valeur des achats qui est financé par les fournisseurs.
- Jours de crédit fournisseurs : si la période d’analyse est une année, il est déterminé par le rapport entre la valeur financée par les fournisseurs et la valeur des achats annuels, multiplié par les 360 jours de l’année.
- Rentabilité des achats : elle est obtenue en divisant le bénéfice (économies annuelles) obtenu par les achats, par le coût annuel du service des achats et multiplié par 100.
Indicateurs pour évaluer le service des achats :
- Valeur des achats totaux / Ventes totales par rapport à l’année précédente.
- Total des achats / Nombre d’achats
- Pourcentage d’achats rejetés
- Pourcentage d’arrêts de production dus au manque de matières premières
- Inventaire / Ventes
- Coût moyen des commandes d’achat
- Délai moyen de livraison des commandes
- Nombre de commandes par mois par rapport à l’année précédente
Étape 3 : Organisez votre équipe d’acheteurs
La gestion des achats est un processus complexe car elle fait intervenir de nombreux facteurs : coûts des stocks, disponibilité des approvisionnements, efficacité et qualité des livraisons, engagement des fournisseurs, entre autres.
Afin de mener à bien un processus d’achat efficace, il est essentiel de coordonner correctement les fonctions qui correspondent au service des achats, ainsi que d’établir une alliance avec le secteur commercial pour recevoir un retour d’information constant.
Sans oublier l’importance de créer une relation solide et de confiance avec vos fournisseurs.
Grâce à ces 3 étapes, vous serez en mesure d’évaluer efficacement votre service des achats. Si ces étapes paraissent difficiles à mettre en place dans l’état actuel de votre entreprise, il peut être judicieux de mettre en place un service d’achat externe, en contactant par exemple un cabinet de conseils en achat.