La fonction achats d’une entreprise joue un rôle crucial dans son développement et ses performances commerciales. En effet, des dépenses mal gérées ou non-optimisées peuvent représenter une perte financière importante à long terme. La rationalisation et l’optimisation de vos processus d’achats pourront, au contraire, vous aider à doper les résultats de votre société : découvrez comment !
Méthode n° 1 : réalisez l’audit complet de vos achats
La meilleure façon de réduire les dépenses de votre entreprise revient à les analyser en profondeur. Pourquoi ? Parce qu’un audit des achats vous permettra d’identifier les dépenses non-prioritaires, dont le ratio coût/rentabilité n’est pas satisfaisant. Cet audit vous permettra également de lister vos différents fournisseurs, puis facilitera la comparaison de vos contrats : location de telephone ou achat des smartphones pour vos collaborateurs ? Logiciel SaaS de gestion des relations clients ou prestataire externe ? Déclinez ces questions pour chaque achat stratégique de votre société : elles seront nécessaires pour optimiser ses coûts de fonctionnement général.
Méthode n° 2 : faites le point sur les besoins réels de votre entreprise
Optimiser vos achats revient à éliminer les dépenses inutiles pour ne conserver que les dépenses nécessaires. Or, comment prioriser vos dépenses si vous connaissez mal les besoins réels de votre organisation ? Votre intuition ne suffira pas : à partir de l’audit précédemment réalisé, vous devrez identifier les achats à forte valeur ajoutée pour éliminer les autres.
Vous gagnerez également à impliquer vos collaborateurs dans ce processus. Posez-leur des questions sur leurs outils et leurs méthodes de travail : sont-ils satisfaisants, et offrent-ils les résultats souhaités ? En fonction des retours de vos salariés, vous serez en mesure d’identifier les réductions de coût potentielles tout en conservant les dépenses essentielles.
Méthode n° 3 : comparez, déléguez et dématérialiser les processus d’achat
La transformation digitale des entreprises a complètement changé la façon dont elles fonctionnent, mais aussi la façon dont elles gèrent leurs achats. Désormais, plusieurs processus peuvent être dématérialisés : c’est notamment le cas de l’émission de devis et de factures, mais aussi des relations clients et du marketing.
De nombreuses tâches peuvent être automatisées, tout en vous faisant économiser de l’argent : pensez à vous renseigner sur les solutions digitales qui s’offrent à votre organisation pour réduire ses dépenses ! Des alternatives à l’achat pourront également vous aider à optimiser vos coûts : c’est notamment le cas de la location, qui pourra s’avérer intéressante à long terme. Ainsi, la location de téléphone ou encore de voitures de fonction pourra vous aider à optimiser la compétitivité de votre organisation.
Méthode n° 4 : assurez le suivi des achats à long terme
La fonction achats souffre souvent d’un manque de suivi et d’analyse. Pourtant, en assurant le suivi de vos dépenses professionnelles, vous identifierez plus facilement (et plus rapidement) les leviers d’optimisation et les coûts non-essentiels. Vous devrez donc vous attacher à suivre vos achats avec attention, mais aussi à les analyser.
Cette méthode vous permettra d’optimiser vos relations fournisseurs, en regroupant vos achats pour obtenir de meilleurs prix. Cette technique vous aidera aussi à comparer vos différents contrats pour maîtriser votre budget en temps réel : ne vous privez pas d’un outil de reporting si vous voulez réduire les dépenses de votre société.