Afin de déposer votre candidature pour répondre à un appel d’offres sur le marché public, des étapes sont à observer. De même, les consignes conformes aux demandes des acquéreurs doivent être respectées pour que votre demande soit considérée. Alors, comment procéder à l’envoi d’une candidature dématérialisée ?
La constitution des dossiers à fournir
Lors d’un appel d’offres, des dossiers et formulaires sont à fournir obligatoirement suivant le type de demande et sont disponibles sur les sites officiels à caractères juridiques. Pour les mandataires dans un marché public, la rédaction d’une lettre de candidature présentée également en intitulé DC1 est la première étape à franchir. Pour les candidats qui se présentent sous forme individuelle, la rédaction d’une lettre DC2, va justifier de leurs aptitudes dans le cas où le marché devait leur être attribué. Par ailleurs, une déclaration de sous-traitance ou DC4 est à fournir dans le cas d’une sous-traitance directe ou indirecte de la part du candidat.
Par ailleurs, ces documents sont disponibles sur le site officiel de l’économie et des finances. Sur ce portail, vous pourrez également trouver les consignes d’utilisation des différents documents. À noter que les DC1, DC2 et DC4 sont mises à jour de manières régulières. Aussi est-il nécessaire de s’y informer journellement afin de vous assurer que vous disposerez des bons documents.
Les formats les plus adaptés
Présentement dans les documents de consultation disponibles sur le portail du marché public, un acquéreur peut y indiquer ses conditions que ce soit en rapport avec le format des fichiers ou la méthode d’envoi des candidatures. À ce moment, si vous souhaitez que votre candidature fasse l’objet d’une révision, le mieux reste à suivre à la lettre les consignes qui s’imposent. Par ailleurs, si aucune spécification n’est demandée, vous aurez la possibilité d’utiliser des formats simples et courants.
Les plus fréquents sont les formats de l’office Microsoft. Vous pouvez également opter pour un format en PDF. Si l’offre nécessite la présentation de plans ou de dessins plus techniques, vous pouvez faire appel aux logiciels DWG et DWF. Les images et photos peuvent être présentées en format simple JPEG, PNG, TIFF/EP, etc. À part cela, vous pouvez également envoyer vos fichiers audio sous les formats MP3 ou WAV et le format MPEG4 pour vos vidéos. Lors de l’envoi de l’ensemble de vos dossiers, pour apposer votre candidature, vous pouvez les envoyer sous format compressé.
Le déroulement de la transmission de la candidature
Pour chaque appel d’offres, l’acquéreur impose une date et une heure limite pour la déposition des dossiers de candidature. Ces délais sont à respecter si vous souhaitez que votre candidature soit prise en compte. Si possible, envoyez vos dossiers largement avant la date limite. Cela vous assurera la réception en temps et en heure de ceux-ci.
Le souci avec une réponse dématérialisé aux appels d’offres réside parfois dans leurs tailles. En effet, l’envoi d’un fichier lourd peut prendre énormément de temps, surtout si le débit de la connexion utilisée est bas. D’ailleurs, c’est une des raisons pour lesquelles la compression des fichiers est recommandée. De cette manière, il sera plus simple d’envoyer les documents, car ils seront moins lourds. Dès réceptions des dits documents, l’acquéreur a l’obligation d’envoyer un mail de confirmation. Cela vous permettra de vous assurer que vos fichiers sont bien arrivés à destination. Aussi est-il nécessaire de fournir une adresse email valide et qui est fréquemment utilisée pour consulter les nouveaux messages.
À noter qu’il est possible d’apporter des modifications à vos dossiers de candidature autant de fois que nécessaire tant que la date limite de déposition des candidatures n’est pas clôturée. À ce moment, il ne vous reste plus qu’à effectuer les mêmes démarches et à veiller à ce que les informations fournies soient correctement transmises.
Pour conclure, il est tout à fait possible d’envoyer une candidature pour un appel d’offres sur le marché public sous une forme dématérialisée. Cependant, afin de vous assurer que les dossiers que vous envoyez soient à jour, vérifiez systématiquement les documents disponibles sur le site de l’économie et des finances.