Qu’il s’agisse de remercier vos clients, de récompenser vos collaborateurs ou de faire la promotion d’un de vos produits, vous pouvez organiser des événements qui mettront en avant votre marque et votre image. Il s’agit d’un bon moyen pour développer votre notoriété et faire découvrir votre entreprise. Mais, une telle planification n’est pas un long fleuve tranquille.
Pour qui et pourquoi organiser ce genre d’évènement ?
Il s’agit probablement de la question la plus importante. C’est la ligne directrice qui vous permettra d’organiser au mieux votre événement. Effectivement, votre évènement entreprise ne pourra être organisé correctement que si vous savez vers qui elle se tourne et dans quel but. Il peut s’agir d’un évènement entreprise pour une levée de fonds ou une simple fête de bureau. Vous ne pourrez pas préparer un gala pour vos clients de la même manière que vous organiserez un événement pour vos collègues et employés. Afin de remercier vos clients, vous pouvez organiser des soirées à thème tournant autour de la gastronomie comme une dégustation de vins, des cours de cuisine, découverte de produits locaux… Si vous souhaitez remercier vos collaborateurs, vous pourrez organiser des voyages de motivations, des sorties sportives afin de consolider l’esprit d’équipe. Beaucoup d’agences spécialisées vous proposent des évènements sur-mesure.
Comment l’organiser ?
Vous pouvez choisir de vous charger vous-même de l’organisation de votre soirée mais pour ne rien oublier, il serait judicieux d’établir une liste de ce qu’il vous faut et de ce vous vous faire. Pour vous aider, vous pouvez répartir certaines tâches à vos collaborateurs. Il vous faudra, tout d’abord, choisir une date qui convienne à un maximum de personne. Pour cela, il faut éviter de l’organiser pendant les vacances scolaires ou alors pendant un pont. Renseignez-vous afin de savoir si aucun autre événement similaire au vôtre ne doit avoir lieu, cela évitera la concurrence. Vous serez probablement obligée de faire appel à des intervenants. Si c’est le cas, évaluez vos besoins.
Ensuite, il vous faudra un lieu. Celui-ci devra correspondre à ce que vous avez prévu dans la journée mais aussi au nombre de personnes qui participent à votre événement. L’accès doit être simple et vos convives doivent pouvoir se garer facilement. Il faut prévoir d’accueillir vos invités. Vous pouvez faire appel à des hôtes ou des hôtesses d’accueil qui délivreront des badges à vos convives.
Vous pouvez louer le matériel pour la restauration et faire appel à un traiteur. Selon le nombre de personnes présentes à votre soirée et afin que chacun soit à son aise, il faudra vous procurer le nombre de tables et de chaises adéquates surtout s’il s’agit d’un repas assis. Si vous souhaitez organiser votre événement autour d’une thématique, il peut être judicieux de réserver le matériel en avance afin d’être sur qu’il soit libre pour votre événement. Afin d’assurer la tranquillité de vos invités, vous pourrez engager une équipe de sécurité. Et afin de s’assurer que tout se termine bien, vous pouvez également engager une équipe qui raccompagnera vos invités chez eux. Cela montre vos sens des responsabilités et ce service est souvent apprécié par vos hôtes.
Prévoyez d’envoyer une relance aux personnes concernées par votre événement plusieurs semaines auparavant. Si vous n’avez pas les disponibilités pour tout organiser, vous pouvez faire appel à un organisateur spécialisé qui se chargera de tous les pans de votre soirée. De la musique au repas, Ils prendront en compte tous vos besoins. Certaines agences d’événementielles vous proposent même de planifier vos séminaires au bout du monde.
Budget
Le budget peut devenir conséquent. Il peut se répartir en plusieurs parties : le locatif, la logistique (musique, traiteur, mobilier…), la communication autour de votre evenement entreprise et le personnel. Vous pouvez faire des économies sur le prix de la salle ou du lieu choisi en réservant en avance votre date, surtout si vos invités sont nombreux.
Pour obtenir les meilleurs prix, n’hésitez pas à faire plusieurs devis de prestataires et à faire jouer la concurrence.
Votre événement professionnel vous offrira plusieurs avantages. Le plus important étant de mettre e avant votre entreprise et de la valoriser. Il motivera vos salariés et renforcera l’esprit d’équipe ; Quant à vos clients et investisseurs, c’est un bon moyen de les fidéliser.