La Gestion Électronique des Documents (GED) est un procédé informatique qui consiste à faire une gestion optimale des informations disponibles dans une entreprise. Cette gestion est basée sur le cycle de vie des documents électroniques. Vu l’importance des logiciels GED dans toute entreprise, il est très important de bien faire son choix afin de garantir un accès facile et complet à toutes vos informations.
Les différents types de logiciels GED
Il est possible d’intégrer la GED à tous les départements d’une société. En effet, on retrouve plusieurs types de GED conçus pour diverses utilisations.
• La GED administrative : Ce type de GED permet à son utilisateur de réaliser deux principales tâches, il s’agit de la numérisation et du classement des documents administratifs. Ces documents numérisés peuvent ensuite être utilisés plus facilement.
• La GED, bureautique : elle propose un ensemble de progiciels et favorise l’échange et la lecture des documents. En sus, elle propose aussi de les modifier depuis n’importe quelle source.
• La GED documentaire : elle sert à indexer plusieurs fichiers en une large variété de formats en fonction de différents critères. C’est un procédé de gestion qui nécessite notamment la mise en place de moteurs de recherche très performants. Ce qui favorise une meilleure exploitation des ressources disponibles, et ce, grâce à certains logiciels comme Alfresco GED.
Chaque GED est destinée à un but précis. Ainsi, avant de choisir votre type de GED vous devez d’abord passer par la définition de vos besoins et objectifs.
Les critères de choix d’un logiciel GED
Pour peaufiner le choix d’un logiciel GED, plusieurs critères entrent en jeu.
Les fonctionnalités
Le principal atout d’une GED concerne son intégration à votre système informatique. En effet, elle doit pouvoir interagir avec les logiciels de travail déjà disponibles dans votre société. Par ailleurs, vous devez également veiller à la capacité de normalisation de l’arborescence dans le classement de vos fichiers. Cela permet d’avoir un classement identique pour tous vos collaborateurs. En outre, vous devez prendre en compte le mode d’utilisation des métadonnées des documents (le titre, la signature, l’auteur, etc.). Aussi, pour bien conserver vos données, vous devez absolument faire une sauvegarde fiable et régulière.
La sécurité de vos données
La sécurité des données doit être l’une des préoccupations majeures de toute entreprise. Pour garantir une bonne sécurité de vos données, vous devez considérer plusieurs fonctionnalités : le droit d’accès, la traçabilité des modifications réalisées et le contrôle des opérations effectuées sur les documents.
Concernant le droit d’accès, vous devez être au courant des utilisateurs qui ont accès au logiciel. Il en va de même pour les autorisations qu’ils détiennent sur les opérations. Les différentes opérations à contrôler sont de quatre ordres : la création, la lecture, la modification et la destruction des documents.
L’usage
En ce qui concerne l’usage de votre logiciel GED, vous devez veiller à ce que ce dernier soit très simple, ergonomique et intuitif pour tous les utilisateurs.
Aussi, il est important que les utilisateurs effectuent des tâches de façon évolutive pour une adaptation rapide lors des changements. Pour cela, la structure de votre GED doit être parfaitement flexible comme Alfresco GED, l’un des meilleurs logiciels GED sur le marché.
En définitive, la GED est un logiciel très important au sein d’une structure disposant surtout d’un grand nombre de documents à gérer. Néanmoins, pour en profiter pleinement, vous devez tenir compte des différents critères cités plus haut.