Qu’est-ce qu’une solution GED ?

La gestion électronique de documents (GED) constitue un véritable axe de travail stratégique pour les entreprises. En effet, ces dernières gagnent bien souvent à numériser, puis à centraliser leurs documents au sein d’une base de données sécurisée. Or, les solutions GED sont spécialement conçues pour répondre à ce besoin : mais comment fonctionnent-elles, et quels sont leurs avantages pour les entreprises ?

Solution GED : un système d’information entièrement numérique

La plupart des solutions GED prennent la forme de logiciels, comme Nextcloud et Alfresco. Ces outils numériques permettent de dématérialiser une vaste quantité de documents et d’informations, qu’il s’agisse de contrats ou de factures, de fiches de paie ou encore de brochures commerciales.

L’ensemble du courrier de l’entreprise peut également faire l’objet d’un travail de dématérialisation. Ainsi, une solution GED est avant tout un système d’information susceptible de profiter à l’ensemble de l’organisation. Mais quel est son mode de fonctionnement ?

Solution GED : comment ça marche ?

Vous souhaitez intégrer une solution GED au sein de votre entreprise ? La démarche est simple. Après avoir choisi votre logiciel, vous devrez numériser l’ensemble des documents dont vous disposez. Débute ensuite un vaste travail d’archivage, qui consistera à trier, puis classer les documents numérisés. La qualité de ce travail d’archivage conditionnera directement l’efficacité de votre nouveau système d’information. Il est donc essentiel de le préparer en amont si vous souhaitez maîtriser la gestion de vos contenus par la suite. Une fois les documents d’entreprise numérisés, puis archivés, il ne vous reste plus qu’à définir les modalités d’accès pour chacun des collaborateurs concernés.

Vous pourrez ainsi accorder des accès ou les restreindre en fonction du poste, du niveau de responsabilités ou des missions de chaque employé.

Solution GED : quels avantages pour les entreprises ?

Les atouts d’une bonne solution GED sont nombreux pour les entreprises. En fluidifiant la circulation des informations, ces dernières bénéficient en effet d’un véritable gain de temps et de productivité. Un logiciel GED vous permet non seulement d’archiver vos documents, mais aussi de les modifier et de les mettre à jour.

Or, vos collaborateurs peuvent consulter, en temps réel, ces modifications et mises à jour. Idéal pour favoriser le travail collaboratif au sein de votre organisation, un outil de gestion de documents vous offre enfin la possibilité de sécuriser l’ensemble de vos données d’entreprise. Et si vous franchissez le pas avec une solution GED comme Alfresco ?

Globalement, la centralisation de la gestion électronique de documents est primordiale. L’acquisition du bon logiciel GED qui correspond à l’activité de votre entreprise peut être déterminante dans votre réussite. En effet, le gain de temps dégager à tous vos collaborateurs permet un gain de productivité non négociable pour l’entreprise dans sa globalité. Enfin, votre structure devient plus réactive et augmente sa rentabilité sur le long terme.